Bốn nhóm hồ sơ, không phải một xấp giấy tờ rời rạc
Dù mỗi ngân hàng có biểu mẫu riêng, bộ hồ sơ vay vốn doanh nghiệp về bản chất luôn trả lời bốn câu hỏi: doanh nghiệp là ai, tình hình tài chính thế nào, vay để làm gì, và lấy gì bảo đảm. Sắp xếp theo bốn nhóm này giúp bạn kiểm tra được mình đang thiếu ở đâu.
1. Nhóm pháp lý — doanh nghiệp là ai
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các lần thay đổi (nếu có)
- Điều lệ công ty
- Biên bản họp và quyết định của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị về việc vay vốn
- Giấy tờ nhân thân của người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng
- Các giấy phép con nếu ngành nghề có điều kiện
2. Nhóm tài chính — sức khỏe doanh nghiệp thế nào
- Báo cáo tài chính các kỳ gần nhất, thường là hai đến ba năm
- Tờ khai thuế đã nộp và biên lai nộp thuế
- Sao kê tài khoản ngân hàng, thường là 6 đến 12 tháng gần nhất
- Bảng kê công nợ phải thu và phải trả
- Bảng kê dư nợ vay đang có tại các tổ chức tín dụng khác
3. Nhóm phương án — vay để làm gì
- Phương án sản xuất kinh doanh hoặc phương án sử dụng vốn
- Hợp đồng đầu ra, đơn hàng đang thực hiện
- Hợp đồng đầu vào, báo giá nhà cung cấp
- Với khoản vay đầu tư: hồ sơ dự án, báo giá thiết bị, dự toán
- Nguồn trả nợ dự kiến và dòng tiền theo từng kỳ
4. Nhóm tài sản bảo đảm — lấy gì bảo đảm
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
- Tình trạng pháp lý của tài sản: đang thế chấp ở đâu, có tranh chấp không
- Chứng thư thẩm định giá nếu đã có (thường ngân hàng sẽ chỉ định đơn vị thẩm định riêng)
Ba lỗi khiến hồ sơ bị trả lại nhiều nhất
Số liệu không khớp giữa các nguồn. Doanh thu trên báo cáo tài chính một đằng, tờ khai thuế một nẻo, dòng tiền qua tài khoản lại thấp hơn cả hai. Đây là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị đặt dấu hỏi ngay từ vòng đầu. Không nhất thiết vì doanh nghiệp làm sai — nhiều khi chỉ là chưa ai ngồi đối chiếu ba nguồn đó với nhau trước khi nộp.
Sao kê không phản ánh đúng quy mô kinh doanh. Doanh nghiệp bán hàng thật nhưng phần lớn thu tiền mặt, không đi qua tài khoản. Với bên cấp vốn, cái không đi qua tài khoản gần như không tồn tại.
Phương án sử dụng vốn viết chung chung. "Bổ sung vốn lưu động" là mục đích, không phải phương án. Phương án cần nêu rõ mua gì, của ai, bán cho ai, thu tiền về khi nào, và tiền đó trả nợ ra sao.
Nên chuẩn bị theo thứ tự nào
Bắt đầu từ nhóm tài chính, vì đây là phần mất thời gian nhất và cũng quyết định nhiều nhất. Nhóm pháp lý thường có sẵn. Nhóm phương án nên viết sau cùng, khi đã biết con số tài chính thực tế để phương án không bị lệch khỏi năng lực thật của doanh nghiệp.
Một bộ hồ sơ chuẩn hóa tốt còn có giá trị dùng lại: cùng bộ dữ liệu đó có thể nộp cho nhiều ngân hàng để so sánh điều kiện, thay vì mỗi nơi làm lại từ đầu.